Redaksjonskomiteen har spurt fem internrevisjoner om hvordan de jobber for å komme i mål til årsskiftet
Denne høsten skal virksomhetene våre tilpasse seg de nye standardene for internrevisjon. Redaksjonskomiteen har snakket med noen av dem for å høre hva som er status, og om det er noe som er særlig utfordrende i arbeidet.
NAV v/Terje Klepp og Vivi Haller Grimstad
Hos oss er det en metodegruppe på tre personer som har jobbet med å gjennomgå standardene og tolke kravene opp mot egen praksis og metodebeskrivelse i maler.
Metodegruppa har hatt mest fokus på å standardene 12,13 og 14. Vi har lagt inn forslag til endringer i vårt eget metodedokument og malverket vårt, og med utgangspunkt i dette har vi i høst hatt en fellesseanse annenhver uke hvor vi har diskutert to og to standarder. På den måten har vi fått en god forankring av de nye standardene og hva vi må endre på. Terje har også gått gjennom resten av standardene og laget en presentasjon som er brukt i opplæringsopplegg for statsautoriserte revisorer.
Metodegruppa vil foreslå endringer i metodedokumentet når alle standardene er gjennomgått. Så langt i arbeidet ser vi ikke behov for å gjøre så store endringer i forhold til den praksisen vi har hatt. Det handler mer om bevisstgjøring, presiseringer og spissing på ulike områder. I tillegg er det spørsmål om hvordan ulike forhold skal dokumenteres. Dokumentasjonskravene er kanskje det vi har diskutert mest.
Det som er utfordrende, er å få satt av tid til et slikt arbeid. Vi er heldige som er store og kan sette av ressurser til det.
DNB v/ Karin Styrmoe og Christine Åkerstrøm
Vi har arbeidet på to fronter: dels med fornyelse og forenkling av revisjonsmetodikken vår, og dels med grundig gjennomgang av de nye standardene for å identifisere områder hvor vi ikke er i samsvar. I forbindelse med sistnevnte har vi utarbeidet en detaljert tiltaksplan. Når det gjelder fornyelse og forenkling av revisjonsmetodikken har flere blitt involvert ved blant annet deltagelse i workshops.
Noen av våre viktigste endringer blir å tydeliggjøre skillet mellom internrevisjonens instruks og mandat, å klargjøre forskjellen mellom bekreftelses- og rådgivningstjenester, samt videreutvikle ytelsesmåling. Vi må også gjøre noen endringer når det gjelder dokumentasjon av ulike forhold, for eksempel opplæring. Dette handler mye om formalisering og å sørge for at alle dokumenterer er samlet og etter en felles struktur.
Det som har vært krevende i vårt arbeid har vært selve «mappingen» av alt vi hadde av rutiner, prosesser og så videre opp mot den enkelte standard for deretter vurdere eventuelle mangler. Det positive er at gjennomgangen har gjort oss godt kjent med de nye standardene. Våre råd til andre som ikke har kommet like langt, er å starte med det som for dere er de viktigste områdene.
Helse Midt-Norge v/Jørgen Midtlyng
Jeg satt i IIAs høringsgruppe i arbeidet med de nye standardene og fikk tidlig kjennskap til hva som kom. Dette ga en bra start på egen implementering. I forbindelse med ekstern kvalitetsvurdering for et par år siden hadde vi allerede operasjonalisert kravene i de gamle standardene i en sjekkliste, og satt vurdering opp mot disse i system.
Nå gjør vi det samme med de nye standardene og bygger samtidig opp et verktøy for egenevaluering i en database. Jeg har selv tatt en aktiv rolle i arbeidet med å implementere de nye standardene, og mener dette er leders ansvar. Vi snakker mye om standardene internt, og skal også ha faste møter om dette med hele avdelingen.
Det er ikke så mye konkret vi må endre, men heller snakk om å forsterke det vi allerede har gjort. Jeg synes det er positivt at de nye standardene vektlegger strategiske perspektiver og fokus på spørsmål av allmenn interesse. Vi må reflektere rundt modighet i et tilspisset risikobilde for å kunne være en sterk sparringspartner for styret og ledelsen. De nye standardene er lettleste og tilgjengelige, og jeg mener de er et godt verktøy for dialog og interaksjon med styret.
Jeg synes ikke det har vært noen spesielle utfordringer i arbeidet. Jeg er glad for endringene og mener de legger godt til rette for utvikling av en internrevisjon med fokus på verdiskapning og effektivitet. Arbeidet med å implementere de nye strategiene krever engasjement, dedikasjon og tid. Les formålserklæringen i standardenes Deltema I om og om igjen, og innrett oppdraget ditt etter denne. Vit hvor du er, og hvor du har styrker og svakheter.
Universitetet i Oslo v/Jørgen Bock
Vi gikk gjennom og kommenterte på utkastet til nye standarder i forbindelse med høringsrunden internasjonalt i fjor vår. Dette ga oss et godt utgangspunkt for implementering internt. Vi har startet arbeidet med å oppdatere vår metodikkhåndbok, som vi har satt opp etter de nye standardene. På den måten er vi sikre på at alle krav blir dekket. Vi har hatt fellesmøter i avdelingen hvor vi har gått gjennom kapitlene i standardene og diskutert hva kravene betyr for oss. Denne gjennomgangen har vært bevisstgjørende og nyttig.
Det er en del jobb med å omstrukturere og oppdatere metodikkhåndboken, men vi synes at vi allerede dekker en god del av kravene i de nye standardene. Det er litt endringer i ordlyd og en sterkere knytning til dialog med styret. I den reviderte metodikkhåndboken tar vi med litt mer informasjon om etikk og samhandling med styret, noe som ikke var like framhevet i den gamle.
Våre tips til andre er å sette av tid til å lese seg opp på de nye standardene, og deretter ta for seg prinsipp for prinsipp og se på hvordan man jobber for å møte disse prinsippene.
Gjensidige v/Jens Christian Christensen
Vi har tatt utgangspunkt i eksisterende standarder og fokusert på endringene. IIAs Conformance Readiness Assessment Tool har vært en god hjelp i dette arbeidet. Vi er nå godt i gang med kartleggingen, og skal i gang med oppdatering av funksjonsbeskrivelsen vår og krav i revisjonsverktøyet vi bruker. Tanken er at krav og beskrivelser som legges inn i verktøyet skal sørge for at vi etterlever metodikken.
Vi er to stykker hos oss som har jobbet med dette. Vi har også lagt fram våre betraktninger i en felles gjennomgang med øvrige ansatte i internrevisjonen.
Gjennomgangen vår har vist at vi har en metodikk som langt på vei dekker innholdet i de nye standardene. For eksempel er det en større utdypning av kravene til internrevisorenes ærlighet og mot i de nye standardene, men dette er forhold vi har hatt fokus på hele tiden.
Arbeidet har egentlig gått greit, men det er mye tekst i de nye standardene og man er glad i å helgardere seg i USA. Derfor har det vært fint at IIAs Assessment Tool tydeliggjør hva som er endringer. Det har også vært en fordel at en senior med lang erfaring har hatt hovedansvaret for arbeidet.
Våre tips og råd til andre er å ta utgangspunkt i Assessment Tool. Dette er et 21 siders langt dokument som gir en grei oversikt over endringene.
Dette er spørsmålene vi stilte de fem internrevisjonene:
– På hvilke områder må dere gjøre størst endringer ut fra deres tidligere praksis?
– Er det noe som er eller har vært særlig utfordrende i arbeidet?
– Har dere noen tips og råd til de som ikke har kommet like langt som dere?
