Hvem kjenner til de etiske retningslinjene? Det gjør de i Bærum kommune! Her har man gjennomført en rekke tiltak for at ansatte skal kjenne kommunens etiske standard.
Bærum kommune er landets femte største kommune med ca. 125.000 innbyggere fordelt på 152 nasjonaliteter. Kommunen har ca. 12.000 medarbeidere (ca. 7.000 årsverk). Tjenestespekteret er stort, fra skole, barnehage og helse og omsorgstjenester, til tekniske tjenester og kultur. Vi har om lag 250 tjenestesteder. Kommunens etiske retningslinjer ble revidert høsten 2014. Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i de gjeldende etiske retningslinjene fra 2007. Vi kontaktet også andre kommuner og virksomheter og brukte deres etiske retningslinjer som grunnlag for vårt arbeid. Vi ble raskt enige om noen viktige prinsipper: Korte og presise formuleringer, enkelt språk – alle ansatte skal kunne forstå innholdet. Mange var involvert i arbeidet, og utkast til nye retningslinjer var på høring både hos ledere i virksomheten, tillitsvalgte og vernetjenesten. Ny Etisk standard ble vedtatt i ledelsen i desember 2014 og lansert på rådmannens ledersamling med alle tjenestelederne 14. januar 2015. For å nå ut til alle medarbeiderne har vi deretter gjort følgende:
- Opprettet «Etikk i Bærum» på kommunens intranett (ansattportal) hvor all informasjon om etikkarbeidet ble samlet.
- Samarbeid med kommunikasjonsenheten for å kommunisere etikk i internavisen Bære:Bærum. (Digital- og papirversjon som sendes til alle tjenestesteder).
- Plakat ble sendt til hvert tjenestested.
- Brosjyre/flyer ble delt ut til alle medarbeiderne.
- Alle medarbeidere må undertegne på Etisk standard. Dette er leders ansvar.
- Nyansatte signerer på Etisk standard sammen med arbeidsavtalen.
- Etisk standard, kommunens verdier og visjon er fast tema for opplæring av nye ledere, samt i opplæringen av nye verneombud.
- Utviklet e-læringsprogram om alle temaene i Etisk standard. Før utsendelse av nye leksjoner har lederne blitt informert via ansattportalen og oppfordret til å gjennomgå leksjonene med sine medarbeidere.
- Alle leksjonene er tilgjengelig på ansattportalen og er del av det nye e-læringsprogrammet for nyansatte medarbeidere.
- Obligatorisk e-læring for nyansatte ledere er tilgjengelig i Lederskolen. Lederavtalen, med tilhørende sjekkliste, inneholder leders ansvar for å følge opp implementeringen av Etisk standard, herunder at alle har signert.
E-læring i etikk
Det er laget 14 korte leksjoner som i løpet 2016 og 2017 er sendt til alle medarbeidere med kommunal e-postadresse. Rådmannen fronter kommunens etikkarbeid. Målet med leksjonene har vært å gjennomgå alle temaene i Etisk standard og stimulere til refleksjon og samtale om hvert emne. Leksjonene er laget for å kunne være et redskap for lederne i arbeidet med å implementere kommunens etiske standard på eget tjenestested. Fagpersoner fra ulike enheter bidro i utformingen av etikkleksjonene og disse ble oversendt kommunens overordnede verdigruppe på høring og kommunaldirektør for OU for å forankres med tillitsvalgte og vernetjenesten. Etikkleksjonene (laget i Junglemap) har vært sendt ut i 2016 og 2017. Det har vært et bevisst valg for å sette etikk på dagsorden over en lengre periode. Når en ny leksjon har blitt sendt ut, så har antall fullførte leksjoner på de forutgående leksjonene økt. De som ikke åpnet leksjonene fikk en gang i halvåret en purring/påminnelse og det har også ført til at det samlede antall fullførte leksjoner stadig har økt. I gjennomsnitt har vi nådd 3690 personer med leksjonene. Vi har ingen oversikt over hvor mange som har brukt etikkleksjonene som grunnlag for samtale på eget tjenestested, men vet at noen tjenester har brukt dette systematisk. Informasjon til lederne Tjenestelederne har før utsendelse av hver leksjon blitt oppfordret via Lederinfo (intranett) til å gå igjennom leksjonene og bruke dem som grunnlag for samtaler/ diskusjoner på eget tjenestested. Der medarbeidere selv ikke har tilgang til leksjonene (de som ikke bruker sin kommunale e-post adresse) er ledere spesielt oppfordret til å gjennomgå leksjonene på avdelingsmøter eller andre egnede fora.
I rådmannens årsbrev til virksomheten for 2015 var implementering av Etisk standard et viktig budskap.
Opplæring av ressurspersoner
Kommunen har gjennom flere år gitt opplæring til ressurspersoner, kalt etikkveiledere. Målet med opplæringen er å gi disse veilederne begreper og metoder slik at de selv kan dra i gang etisk refleksjon og dilemmatrening på egen arbeidsplass. Deltagerne er i all hovedsak fra helsesektoren, likevel er kurset åpent for alle ledere og ansatte. Kurset er praktisk rettet og vektlegger øving på refleksjon over konkrete dilemmaer fra deltagernes egen hverdag. De siste fire årene er det gitt opplæring til omlag 180 etikkveiledere fra i alt 85 ulike avdelinger/tjenestesteder. I tillegg arrangeres introduksjonskurs i etisk refleksjon for personalgrupper, opplæring i helse-juss, nettverkssamlinger for etikkveiledere, veiledning og workshops. Kartlegging tyder på at om lag 40 avdelinger/tjenestesteder bruker systematisk etikkrefleksjon.
Årlig risikovurdering
Alle ledere og politikere oppfordres til å registrere sine verv i Styrevervregisteret, og å ha fokus på habilitet og arbeidsdeling i saksbehandlingen. Alle tjenesteområder har gjennomført risikovurdering i forhold til korrupsjon og misligheter. Denne skal årlig oppdateres. Som oppfølging av risikovurdering er det gjennomført interne revisjoner på området anskaffelser og delegasjon av myndighet og fullmakter i kommunens systemer.
Etikk på dagsorden i folkevalgte organer
Rådmannen sender årlig en politisk orienteringssak om arbeidet med etikk, antikorrupsjon og internkontroll. Kommunestyret hadde i august 2017 etikkseminar og dilemmatrening basert på Transparency International Norge sin Antikorrupsjon Dilemmasamling. I det påfølgende kommunestyremøtet, hvor rådmannens orienteringssak om arbeid med etikk, antikorrupsjon og internkontroll ble behandlet, fikk både rådmannens arbeid og seminaret mye fokus og god omtale. «Etiske normer for Bærum kommunes folkevalgte» inngår i de regler som gjelder for folkevalgte organer.
Veien videre
Som oversikten over fullførte leksjoner tydelig viser når vi ikke ut til alle med e-læringer. Skal vi nå alle medarbeidere er det viktig at ledere på alle nivåer også fremover bruker e-læringene som verktøy og grunnlag for samtale. Hvordan kan ledelsen i Bærum kommune fremover sikre at etikkarbeidet videreføres?
- Ledelsen fortsetter å ha etikk på dagsorden i hele organisasjonen. Samarbeide på tvers av faggrupper for å sikre at etisk refleksjon knyttes til arbeidsoppgavene og ikke gjøres til noe eget.
- Ansvaret for oppfølging og utvikling av etikkarbeidet er tydelig plassert i organisasjonen. (HR-direktør og koordinator for etikkarbeidet, overordnet verdigruppe).
- Lederavtalen og sjekkliste inneholder leders ansvar for å følge opp etikkarbeidet. Lederne har ansvar for sikre at alle medarbeidere kjenner Etisk standard i tillegg til at alle nyansatte og innleide skal undertegne Etisk standard.
- Fremheve gode eksempler fra virksomheten kan motivere andre ledere til dialog og samtale om etikk i det daglige.
- Etisk standard med tilhørende leksjoner legges i kommunens nye kompetanseportal i 2018 (Dossier) og blir obligatorisk opplæring for alle ansatte. Det utarbeides nå «kontrollspørsmål» til alle leksjonene.
- Etikk leksjonene som er laget hentes frem igjen og sendes på e-post til alle medarbeidere når det oppstår situasjoner eller saker i media som gjør at tema kommer på dagsorden
- Skape møtepunkter for personalet til å reflektere over vanskelige dilemmaer som oppstår i hverdagen for å finne måter å håndtere situasjonene på.
- Oppfordre til at flere tjenestesteder utdanner etikkveiledere og benytter etisk dilemmatrening etter SME metoden (Senter for medisinsk etikk) som verktøy i det daglige arbeidet.
Refleksjoner rundt etiske dilemmaer bidrar til at ansatte i fellesskap kan finne løsninger på vanskelige situasjoner og få en felles forståelse for hvordan praksis bør være.
Bedre samarbeid og mer konstruktiv kommunikasjon, bidrar til tryggere ansatte og har trolig positiv effekt både på sykefraværet og kvalitet i tjenesten. Arbeid med implementering av Etisk standard og utvikling av etikkleksjonene har vært utfordrende. Mange har vært involvert, og prosessen har vært tidkrevende. Den største utfordringen har vært å skrive kort, konsist og i et språk som er forståelig for alle medarbeiderne. Nå er det viktig at ledere på alle nivåer i organisasjonen fortsatt setter etikk på dagsordenen.
