Internrevisjonen i UDI har gode erfaringer med månedlige en-til-en-møter med lederne i direktoratet
IIA Norges redaksjonskomite ble oppmerksomme på at Marius Lorang Johannessen, leder for internrevisjonen i Utlendingsdirektoratet (UDI), har begynt med månedlige halvtimes en-til-en-møter med UDIs direktør Frode Forfang samt med medlemmene av ledergruppen hans. Dette er en ordning Marius har gode erfaringer med. Så hvordan kom dette i stand?
Marius har jobbet i internrevisjonen hos UDI siden 2017. Da han begynte som leder var det en etablert struktur som innebar at internrevisor (IR) satt som fast observatør i ledermøtene hver uke og gjennomførte kvartalsvise egne møter med direktøren. I tillegg ble revisjonsrapportene presentert etter hvert som de ble ferdigstilte.
UDI hadde en etablert prosess for internrevisjonsaktivitetene med tilhørende planer, men det opplevedes at ved oppstart av årlig planprosess i september kom denne like bardust på hvert år. Det tror artikkelforfatteren at mange internrevisjonsmiljøer kan kjenne seg igjen i. På bakgrunn av dette tenkte Marius hvorfor ikke heller ta en prat med direktøren hver måned slik at man kan forberede aktivitetene som kommer. Møte ble opprettet uten fast agenda, men med fokus på hva skjer i virksomheten, oppfølging av tiltak, innspill til revisjoner, samt varsling og mislighetssaker. Standardskjema med tilbakemelding etter revisjoner som var brukt tidligere ble kuttet ut og elementer tatt inn som punkt i møtene.
UDI har åtte avdelingsdirektører i tillegg til direktør Frode Forfang, virksomheten har fire avdelinger med kjerneprosesser og fire avdelinger med støtteprosesser. Internrevisjonen har møter med alle avdelingene i kjerneprosessene og de to mest vesentlige fagområdene fra støtteprosessene. Noen av avdelingsdirektørene velger også å ta med assisterende avdelingsdirektør samt andre nøkkelpersoner i møtene. Hyppigheten kan differensieres etter behov. Marius kan fortelle at UDI har holdt på med dette i tre års tid. Han trekker frem gevinsten med å opprette en personlig relasjon til hver enkelt avdelingsdirektør, noe som gir mer rom for å kunne diskutere og lufte problemstillinger og risikoområder dem imellom, man opparbeider seg tillitt og dermed åpenhet og trygghet i relasjonen.
«Er dette noe du vil anbefale andre virksomheter og internrevisjonsledere?» «Ja, ikke nødvendigvis i samme format som hos oss i UDI, det å komme tettere på ledelsen er viktig for internrevisjonen».
Marius deltar ikke lenger fast i ledermøtene, da de månedlige møtene gir mer spisset og relevant informasjon for internrevisjonen. Deltagelse i ledermøtene avhenger nå mer av agenda og sakspapirer. Det å være tettere på flere av lederne, bidrar også til økt forståelse av rollen til internrevisjonen. UDI gjennomførte en ekstern evaluering av internrevisjonen i 2022. Der ble det avdekket sterkt ønske om at man gir mer råd, herunder tidsriktige og aktuelle råd til de ulike delene av virksomheten. Internrevisjonen etterspørres til flere rådgivningsoppdrag som er mer dynamiske enn en tradisjonell revisjon. Internrevisjonen kan tilby bistand til flere områder eksempelvis fasilitering av risikoworkshops, og ved oppståtte kriser kan de også bistå hvis det er behov.
Marius trekker frem verdi av å ha møte planlagt i kalenderen, men det er allikevel fleksibilitet fra begge parter og det kan justeres etter behov. Han opplever at avdelingsdirektørene synes det er nyttig. Med 1000 ansatte og åtte avdelingsdirektører, er det allikevel små miljøer hvor noe også er personavhengig, da er åpen dialog om det som er mellom linjene nyttig. Møtene med internrevisjonen skal oppleves å være en kanal for direktørene, hvor de kan ta opp ulike tema. Møtene skal skape merverdien for ledergruppen. Internrevisjonen får nyttig og ufiltrert tilbakemelding på egen virksomhet og innblikk i hva som rører seg i de ulike avdelingene/miljøene.
I forbindelse med samtalene kan internrevisjonen også få mulighet til å invitere seg selv til de ulike ledergruppene hvor man kan fremlegge og diskutere ulike tema. Internrevisjonens strategi med å være mer synlige og til stede, blir også operasjonalisert via disse møtepunktene. For kommende års revisjonsplan, det vil si i planprosessen er det også viktig, slik at man får konkrete innspill til revisjonsprosjekter som skaper verdi for virksomheten. Differensiere også, behøver ikke være månedlig. Vi avslutter samtalen med Marius og stiller et siste spørsmål: «Er dette noe du vil anbefale andre?» Marius svarer et ubetinget ja, dog ikke nødvendigvis i samme format som UDI, det å komme tettere på ledelsen er viktig for internrevisjonen. Så dette er noe han anbefaler andre internrevisjonsledere og fremme for ledelsen i sin virksomhet.
