Intervju med medlemmer av Fag- og metodekomiteen om hvordan veilederen ble til og hva den kan brukes til.
Stort oppmøte ved lansering av veileder for virksomhetsstyring
Onsdag 11. mars inviterte IIA til digital lansering av veileder for virksomhetsstyring. Veilederen er gitt ut av IIA Norge og det er fag- og metodekomitéen i foreningen som har stått for selve utarbeidelsen. Det var stort oppmøte på lanseringen med ca. 180 teams-deltakere, noe som viser at det er stor interesse for temaet.
Formålet med veilederen er å identifisere komponenter som er sentrale for at virksomheten skal ha god styring, overlevelsesevne og suksess over tid.
Målgruppen for veilederen er alle med ansvar for virksomhetsstyring i privat eller offentlig sektor, samt andre som har en sentral rolle i styringen eller interesse for temaet.
Veilederen er bygget opp rundt 4 hovedtemaer for styringen: Mål og retning, struktur, gjennomføring og læring og forbedring. Arbeidsgruppen har identifisert 17 komponenter som er viktige elementer i virksomhetsstyringen, og de er sortert under disse 4 hovedtemaene. Veilederen kan være til nytte, i både private og offentlige virksomheter, ved å gi et oversiktsbilde av hvordan man kan bygge en helhetlig og solid virksomhetsstyring. Veilederen gir også en definisjon av virksomhetsstyring.
Vi har tatt en prat med medlemmer av Fag- og metodekomiteen som har stått for utviklingen av veilederen:
Hvordan oppstod ideen om å lage en veileder i virksomhetsstyring?
Mange har savnet en helhetlig faglig veiledning for virksomhetsstyring i Norge. Fag- og metodekomiteen diskuterte lenge hvordan dette kunne komme på plass. IIA Norge har tidligere gitt ut en Veileder for Compliancefunksjonen og en Veileder forRisikostyringsfunksjonen. Dette har vært et bidrag til profesjonalisering av 2. linjefunksjonene.
Hovedgrunnen til at vi nå ville gå løs på temaet virksomhetsstyring var at internrevisjonen iht IIA-standardene skal vurdere og bidra til forbedring av hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og governance (virksomhetsstyring). Det er ikke enkelt å gjøre dette uten å ha en klar formening om, og forventning til, hva som er god praksis på disse områdene. Martin Stevens, som hadde tidligere erfaring fra utarbeidelse av veilederen for Risikostyringsfunksjonen, var en viktig pådriver for visjonen om å lage en god og enkel veileder til hjelp for både internrevisorer og andre som jobber med virksomhetsstyring. Deretter fulgte 2,5 års til tider tøff innsats med å finne frem til det produktet som nå er laget. Dette hadde aldri vært mulig uten den tilliten som Ellen Brataas (generalsekretær i IIA Norge) viste oss. Til tross for at ingen andre IIA-institutter har laget tilsvarende nyttig dokument mente hun at vi i lille Norge kunne klare det.
Hvordan ble arbeidet organisert og lagt opp?
Arbeidet startet med blanke ark og vi prøvde å tenke på alle elementer vi kom på som var viktige for virksomhetsstyringen. I starten hentet vi også inspirasjon fra ulike corporate governance codes, men disse fokuserer mer på eiernes styringsmakt og samspillet mellom eierne, de styrende organer og ledelsen, mens vår veileder primært skulle handle om den «interne» virksomhetsstyringen. Etter hvert som vi ble enige om innhold og temaer for Veilederen ble disse fordelt på komiteens medlemmer som fikk i oppgave å skrive de ulike kapitlene. Senere byttet vi om på ansvarsfordelingen, slik at alle totalt sett har vært innom skriving på de fleste kapitlene. Underveis har vi hatt mange engasjerte møter for å komme frem til gode og gjennomtenkte løsninger. For å si det slik, så har hvert eneste medlem i komiteen sterke meninger, så til tider kunne det føles som om det var to skritt fremover og et skritt bakover for hvert møte, men sluttproduktet avslører at innholdet har vært grundig gjennomarbeidet som resultat av dette.
Hva slags vurderinger ble gjort når det gjelder sluttproduktet og scoping? (Praktisk veiledning, ikke lærebok)?
En lærebok ville ha vært svært tidkrevende å skrive, men utgangspunktet vårt var uansett å lage noe kortfattet som ville bli praktisk å bruke. Tanken er at Veilederen skal være lett å navigere i slik at man raskt finner frem til konkrete og praktiske tips på hva som bør være på plass i en virksomhet med god styring.
Er det temaer eller områder som ble for krevende og ikke er tatt med?
Det er klart at det er vanskelig å dekke absolutt alt av temaer og områder. Virksomhetsstyring er ikke et tydelig avgrenset fagområde, men vi håper og tror vi har fått med oss de viktigste elementene som er felles for de fleste virksomheter.
Vi har forsøkt å holde Veilederen på et generisk nivå, slik at den skal kunnes brukes av alle virksomheter i ulike bransjer, store som små og både for offentlig og privat sektor.
Dette blir også belyst i Veilederens innledning. Noen vil kanskje savne Internkontroll som eget kapittel. Vi tenker at internkontrollens bestanddeler inngår som sentrale elementer i mange av Veilederens komponenter og spesielt under risikostyring, noe vi også gjør rede for i Veilederens innledningen (kap.0).
Veilederen er bygget opp rundt 4 hovedtemaer som henger sammen og påvirker hverandre. Hvordan kom dere frem til disse og hva er den bygget på?
Vi har hatt mange runder på hvordan vi skulle gruppere temaer og strukturere Veilederen. Det er kanskje noe av det vi har brukt mest tid på. Etter prøving, feiling og diskusjoner falt vi ned på den nåværende inndelingen. Vi tenker det er en logikk i at komponentene under «Mål og retning» i det første hovedtemaet danner et fundament for hva som må være på plass i en virksomhet. Før man begynner å drifte en virksomhet bør også en del strukturer være på plass. Deretter, eller parallelt, er det viktig å følge med på f.eks. utvikling, trender og avvik, og kontinuerlig jobbe med forbedringer. Temaene og rekkefølgen på disse samsvarer også godt med kjente prosessfremstillinger som f.eks. Demings sirkel (Planlegge, utføre, kontrollere og korrigere).
Veilederen retter seg både mot offentlig og privat sektor, hvordan tenker du at den tilpasset disse respektive sektorene?
Alle virksomheter er ulike, og Veilederens bruk må tilpasses deretter. Når det gjelder offentlig sektor så har virksomheten ofte ikke et styre, men det vil finnes andre organer som stiller krav og som det rapporteres til. Det vi mener at et styre i privat sektor må påse er på plass, vil i stor grad også gjelde for styrende organer i offentlig sektor. Selv om terminologien vil variere noe vil man stort sett kunne kjenne seg igjen i temaene, men vi har presisert at ikke alt gjelder for alle. Brukeren av Veilederen må se bort fra det som åpenbart ikke passer inn i egen virksomhet.
På lanseringsseminaret ble det spurt om veilederen kan benyttes som en sjekkliste, og dere svarte at det ikke har vært i tankene da den ble skrevet, men at veilederen godt kan danne utgangspunkt for en modenhetsmodell (alltid veldig interessant fra revisjonsståsted…). Har dere tenkt noe mer på dette etter lanseringen?
Vi mener absolutt at Veilederen kan brukes som en sjekkliste, og ikke bare for revisorer. Fra et revisjonsståsted må man alltid tilpasse revisjonen til risiko og revidert område, noe som gjør at potensielt flere og mer konkrete kriterier vil være relevante. Hvordan Veilederen skal kunne brukes som en modenhetsmodell kan bli aktuelt å se nærmere på, men vi har ikke konkludert med det ennå.
Har dere fått noen tilbakemeldinger etter lanseringen?
Det er noen som har henvendt seg til oss vedr. modenhetsmodellen, og vi har fått en rekke hyggelige tilbakemeldinger om at mange finner Veilederen nyttig.
Hva er deres læringspunkter og det dere personlig sitter igjen med etter å ha arbeidet med veilederen?
Virksomhetsstyring er et stort tema og har utallige vinklinger og temaer som kan diskuteres. Hadde hver enkelt av oss skulle skrive denne alene, ville vi fått seks helt ulike veiledere som ikke hadde vært like komplette som denne. Det har vært en god og engasjert arbeidsgruppe å være en del av. Alle har bidratt mye, og vi har hatt mange gode diskusjoner. Da vi trodde vi var nesten ferdig med jobben, var det utallige detaljer, formuleringer og ordbruk som ble gjenstand for diskusjoner. Vi har stor respekt for de som skriver en hel lærebok.
Er det andre ting dere vil nevne?
De språklige utfordringer og valget av norske begreper. I utgangspunktet syntes vi ikke at virksomhetsstyring hadde så godt innpass som det engelske ordet governance (som forresten ble beholdt ved oversettelsen av IIA-standardene for noen år siden), men vi falt for den til slutt og håper på at ordet etter hvert vil oppnå allmenn aksept i Norge. Det er også nylig laget en engelsk oversettelse av Veilederen, Guidelines for governance, der man opplevde en utfordring den andre veien – å finne en god måte å oversette det norske ordet «virksomhet» til engelsk på!
Etter å ha jobbet så intenst med Veilederen var det viktig for oss å få en realitetssjekk. Dette gjorde vi ved å sende ut Veilederen på høring til ca. 25 aktører i offentlige og private virksomheter, herunder revisjonsselskaper. Dette ga oss en verdifull bekreftelse på at det ikke var åpenbare hull i innholdet, og det hjalp oss å tydeliggjøre og forbedre spesifikke områder.
Komiteen vil sette pris på å få tilbakemeldinger både på Veilederens innhold og hvordan den oppleves i praktisk bruk. Vi ser for oss at dette er et dynamisk dokument som vil kunne oppdateres etter hvert. Kommentarer og tilbakemeldinger kan sendes til post@iia.no.
Hvilke kilder ble det brukt for å lage veilederen?
På de fleste temaene finnes det mye litteratur, men i all ydmykhet må vi si at vi tror ikke det finnes et tilsvarende dokument som tar for seg virksomhetsstyringen på en like helhetlig måte og med fokus primært på den interne styringen, fra styret til førstelinjen. Det nærmeste man kommer er nok i finansnæringen hvor man har «Guidelines for internal governance». Disse er imidlertid bransjespesifikke, og dessuten mer opptatt av kontrollordninger enn den helhetlige styringen av virksomheten, som vi anså begynner med formål, visjon og verdier. Komiteens medlemmer har en variert sammensetning fra forskjellige sektorer, bransjer og virksomheter, og det er denne samlede kompteansen og erfaring som har kommet til nytte i arbeidet med Veilederen.
Her er en kort oversikt over bakgrunn og erfaring til de som har utarbeidet Veilederen:
- Tor Solbjørg, statsautorisert revisor, Dipl.IR., intern- og eksternrevisjon, offentlig og privat sektor, foreleser ved universiteter og høgskoler, forfatter av faglitteratur.
- Rune Johannessen, master of management, CIA, Dipl.IR., CRMA, CCSA, internrevisjon og risikostyring i bank- og finanssektoren.
- Trygve Sørlie, statsautorisert revisor, Service leverandør i Trygve Sørlie Services EPF, MBA, MBM – pensjonert Dipl.IR, CIA, CCSA, CRMA, CISA, internrevisjonssjef, privat og offentlig sektor.
- Martin W. Stevens, Chartered Accountant, CIA, CRMA, CFSA, finansiell risikostyring og internrevisjon, finanssektor.
- Cecilie Thorberg, master of management, Dipl.IR, CIA, økonomi- og virksomhetsstyring, internrevisjon, privat og offentlig sektor
- Linda Lillestøl, master of management Dipl.IR, CIA, CRMA, økonomi og virksomhetsstyring, intern- og eksternrevisjon, offentlig og noe privat sektor.
Arbeidsgruppen ønsker tilbakemeldinger og innspill til bruk på e-post post@iia.no
