Verktøy for internrevisjonens interne evalueringer

Hvordan kan du sikre en god internevaluering av internrevisjonens arbeid?

Ettermiddagen den 4.mars tok et tyvetall av IIAs medlemmer veien til Haakon VII’s gate 9 for en presentasjon av Stener Finsrud (Director Internal Audit, Yara International ASA) sin presentasjon og gjennomgang av egenutviklet verktøy for evaluering.

Det var også et godt knippe medlemmer som fulgte presentasjonen på Teams. Flere av disse trakk frem viktigheten av at de som ikke nødvendigvis har kontor i Oslo og Østlandet fikk mulighet til å delta. Det kom unisont fra alle i spørsmålsrunden i etterkant at dette var en veldig fin presentasjon og verdifulle deling med IIA nettverket.

Stener responderte sporenstreks med at: «Fordelen med å dele er å motta tilbakemelding fra brukere!» Så da er oppfordringen også gitt i skriftlig form. Kom med innspill til endringer, del videre og bidra til videre oppfølging og forbedring av verktøyet.

For internrevisjonen er dette et godt bidrag til å gjøre seg kjent med standardene da man får kontekst og eierskap til innholdet i dem. Stener har også kommet med noen betraktninger og utdypninger i forhold til dette.

1. Hvordan ble arbeidet med å utarbeide verktøyet satt i gang? Hva var bakgrunnen (utfordringen som skulle løses)?

Arbeidet startet fordi det manglet et praktisk, lettanvendelig og standardnært verktøy for å gjøre selvevaluering av internrevisjonsfunksjoner etter 2024 versjonen av «Global Internal Audit Standards». De fleste tilgjengelige maler var enten for overordnede eller for detaljerte, og opplevdes som lite egnet for små og mellomstore internrevisjonsfunksjoner, særlig de som ikke har mye tid eller ressurser til omfattende QAIP dokumentasjon.

Behovet var å utvikle et verktøy som:

• oversetter kravene i standardene på en strukturert, praktisk og dokumentasjonsorientert måte
• gjør det raskt å identifisere gap, tiltak og modenhet på tvers av alle domener
• kan brukes både til kontinuerlig forbedring og som grunnlag for forberedelse til EQA
• fjerner unødvendige implementeringshensyn og fokuserer kun på «minimum evidence»
• fungerer like godt i privat og offentlig sektor, med eksplisitt mulighet for å supplere sektorkrav

Kort sagt var utfordringen å skape et verktøy som kombinerer faglig robusthet med praktisk anvendbarhet slik at internrevisjonsfunksjoner kan få et reelt styringsverktøy og ikke bare en teoretisk sjekkliste.

2. Hvordan ble det ferdige produktet tatt imot av oppdragsgiver og organisasjonen?

Verktøyet ble svært godt mottatt. Reaksjonene kan oppsummeres slik:

• Oppdragsgiver oppfattet det som et etterlengtet styrings- og kvalitetsverktøy, spesielt fordi det oversetter standardene til konkrete vurderingspunkter og tydelige dokumentasjonskrav.
• Internrevisjonsteamet opplevde verktøyet som intuitivt, ryddig og enklere å bruke enn tradisjonelle QAIP-maler.
• Det ble fremhevet at det gir et helhetlig bilde av samsvar på tvers av domener, og skaper en felles forståelse for forbedringsområder.
• Aksjonslisten og automatisk scoreberegning ble trukket frem som «game changers» fordi det gir sporbarhet, prioritering og fremdriftskontroll i samme verktøy.

Samtidig ga brukerne uttrykk for at verktøyet ga økt trygghet for at vurderingene faktisk støtter en påstand om samsvar, slik standard 8.3 krever.

3. Hvorfor anser du det som viktig å dele verktøyet med IIA og medlemmene?

Det er tre hovedgrunner:

1. Lik tilgang til gode verktøy. Mange små og mellomstore internrevisjonsfunksjoner har begrensede ressurser til å utvikle QAIP verktøy fra bunnen av. Et fritt tilgjengelig og faglig sterkt verktøy kan gi et stort løft for kvaliteten i bransjen.
2. Støtte god implementering av de nye standardene. 2024 standardene er mer prinsippbaserte, og det er behov for praktiske, operasjonelle hjelpemidler. Verktøyet hjelper med å oversette kravene til konkrete vurderinger og dokumentasjon.
3. Bidra til profesjonsutvikling i Norge. Å dele gode løsninger og praktiske maler styrker nettverket og kompetansen blant IIA medlemmer. Internrevisjonsmiljøet i Norge er relativt lite, og deling av beste praksis har stor verdi.

Verktøyet er utviklet for å hjelpe – ikke for å ligge i en skuff. Det gjør både faget og fellesskapet sterkere.

4. Hva er din viktigste refleksjon om suksessfaktorer og fallgruver i prosessen fra bestilling til implementering?

Suksessfaktorer:

• Tydelig avgrensning: Ved å fokusere på minimumskrav og unngå unødvendige implementeringshensyn, ble verktøyet enkelt å bruke og lett å forankre.
• Standardnær struktur: Direkte kobling til domener, prinsipper og standardnumre gjorde det intuitivt for fagpersoner.
• Praktisk dokumentasjonsfokus: Krav fra standardene ble knyttet til eksempler på konkret bevis fra IIA, noe som senket terskelen for bruk.
• Iterativ utvikling sammen med sluttbrukerne: Tilbakemeldinger fra teamet og testbruk gjorde sluttproduktet både robust og brukervennlig.
• Automatiserte funksjoner i Excel: Scoreberegning, aksjonsstyring og enkel navigasjon bidro til høyere kvalitet og mindre risiko for feil.

Fallgruver man bør være bevisst på:

• Fare for å gjøre verktøyet for omfattende: Det er lett å ville ta med «alt», men da blir verktøyet tyngre og mister sin styrke.
• Feil bruk som “revisjon av internrevisjonen”: Verktøyet er en selvevaluering, ikke en ekstern vurdering; det krever modenhet i bruken for å unngå over- eller undervurdering.
• Behov for opplæring: Selv en enkel mal krever introduksjon for å sikre lik forståelse av begreper og forventninger.
• Risiko for at organisasjoner ikke kobler selvevalueringen til QAIP: Selvevalueringen må integreres inn i kvalitets- og forbedringsprogrammet, og ikke brukes som enkeltstående sjekkliste.