Fra 1. januar 2020 plikter alle arbeidsgivere å saksbehandle alle varslingssaker. Slik har det ikke vært under tidligere varslingsbestemmelser i arbeidsmiljøloven. Derfor er det mange arbeidsgivere som nå må ajourføre varslingsrutinene på arbeidsplassen.
Nye regler om varsling fra 2020
De nye reglene om varsling som gjelder fra 2020 innebærer enkelte endringer som er viktig for arbeidsgivere å være klar over. Kravet til utarbeidelse av rutiner for varsling gjelder som før for alle arbeidsgivere som har minst fem arbeidstakere eller flere.
Én viktig endring i regelverket er kravet som stilles til at arbeidsgiver må undersøke varselet innen rimelig tid.
I praksis betyr det at arbeidsgiver må gjøre mer enn bare å sette opp en varslingskanal som mottar varslene. Innkomne varsler må gjennomgås av arbeidsgiver selv, det vil si personalfunksjonen eller andre arbeidsgiver har satt til å håndtere varslingssaker. Det kan for eksempel være intern eller ekstern varslingskanal eller andre innleide ressurser som skal ivareta denne oppgaven for arbeidsgiver.
Enhver varslingssak skal registreres og vurderes med bakgrunn i sakens karakter, alvorlighet og behov for umiddelbar oppfølging. Det skal avgjøres hva slags varslingssak det er eller om det er en sak som skal behandles i andre spor enn varsling av kritikkverdige forhold.
Hva som er rimelig tid ved behandling av varselet er blant annet avhengig av hva det er varslet om. Brudd på plikten til å behandle varslingssaken kan blant annet øke risikoen for erstatningsansvar for arbeidsgiver.
Hvilke varslingssaker plikter arbeidsgiver å behandle?
Det er kun kritikkverdige forhold som skal behandles som varslingssak. I de nye bestemmelsene er dette beskrevet som forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige eller etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Eksempler på hva som kan være kritikkverdig forhold er noe som kan medføre fare for liv, helse, klima eller miljø, eller økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk og uforsvarlig arbeidsmiljø.
Det mange kanskje ikke er klar over er at brudd på personopplysningssikkerheten også kan regnes som kritikkverdige forhold som arbeidsgiver plikter å undersøke.
Saker som arbeidsgiver ikke har plikt til å behandle som varslingssak
Forhold som kun gjelder den enkelt arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling etter de nye bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Det betyr for eksempel at en arbeidstaker som er misfornøyd med leder, kollegaer, tildelte oppgaver, vaktliste eller andre forhold på arbeidsplassen som ikke inngår i hva som regnes som kritikkverdige forhold, ikke regnes som varsling.
En rekke saker som gjelder konflikter på arbeidsplassen, misfornøyde ansatte, kritikk av ledere som utøver sin styringsrett og instruksjonsrett i strid med ansattes ønsker, påståtte forbigåelser ved ansettelse eller ansatte som ikke føler seg sett eller verdsatt, kan være eksempler på saker som ikke lengre regnes som varsling. Det betyr nødvendigvis ikke at arbeidsgiver slipper å forholde seg til slike saker. Poenget er at slike saker kan behandles som personalsaker eller på annen måte enn som varslingssak.
Noe av det første arbeidsgiver må gjøre er derfor å vurdere om innkommet melding skal behandles som et varsel.
Arbeidsgiver har en omsorgsplikt
Både den som varsler og den som det blir varslet på (omvarslede) har behov for å bli ivaretatt. Omsorgsplikten overfor varsler tydeliggjøres i de nye bestemmelsene. For varsler medfører de nye bestemmelsene at arbeidsgiver må sørge for at varsler har et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsgiver skal også iverksette nødvendige tiltak for å beskytte varsler mot gjengjeldelse. Blant annet skal arbeidsgiver sørge for at varslers identitet ikke røpes i større grad enn hva som er nødvendig.
Hvilke plikter arbeidsgiver har overfor omvarslede er ikke like tydelig.
Arbeidsgivers erstatningsansvar
Arbeidsgiver har et objektivt erstatningskrav for brudd på forbudet mot gjengjeldelse overfor varslet, slik som tidligere. Erstatningen skal dekke økonomisk tap som varsler har som følge av gjengjeldelse. Krav på erstatning gjelder uten hensyn til arbeidsgivers skyld.