Revisjoner via Teams

Normalt er personlige møter og kroppsspråk et viktig utgangspunkt for den gode revisjonssamtalen. Hvordan fungerer dette egentlig på Teams?

Efaringer med gjennomføring av revisjoner i koronaåret 2020 i Undervisningsbygg Oslo KF

Ved inngangen til nytt år utarbeider Undervisningsbygg, som mange andre virksomheter, revisjonsplan for kommende år som avstemmes internt og opp mot virksomhetens strategi og måloppnåelse. Året 2020 startet som normalt og vi gjennomførte flere av de planlagte revisjonene. Men plutselig så hverdagen annerledes ut og vi ble pålagt hjemmekontor fra 12. mars da det ble innført regler om blant annet fysisk avstand mellom mennesker. Dette førte til at fysiske møter raskt ble endret til møter på en virtuell plattform. Raske tilpasninger til digitale plattformer ble gjennomført og den digitale læringskurven ble bratt for enkelte.

Både organisasjonen og samarbeidende virksomheter skulle tilpasse seg den nye normalen. Dermed ble alle planlagte revisjoner satt på pause en periode, fra mars til mai. Situasjonen rundt Covid-19 gjorde at man ikke ønsket å belaste en presset linjeorganisasjon som hadde full fokus på å opprettholde driften. Etter denne tilpasningsperioden har revisjoner gått som planlagt, men i all hovedsak via Teams.

Normalt er et personlige møte med dertilhørende kroppsspråk via den gode samtalen, et viktig utgangspunkt for gjennomføringen av revisjonssamtaler. I revisjonsmiljøet diskuterte vi dette heftig da vi risikovurderte det som lite hensiktsmessig å gjennomføre større revisjoner kun via digitale flater. Men vi bestemte oss allikevel for å forsøke og gjennomførte en revisjon med tema «Gjennomføring av anskaffelser i perioden med tiltak på grunn av Covid-19» i mai måned. Denne gikk over all forventning og vi ble overrasket over all informasjon vi også klarte å fange opp digitalt. Roen i omgivelsene, deler av mimikk og kroppsspråk ble fanget opp av kamera. Revisjonsleder, fag- og medrevisor kunne sitte på hvert sitt hjemmekontor hvor man intervjuet og noterte i selve samtalen.

Jeg ble overrasket over hvor smidig intervjuene fungerte via Teams og at intervjuobjektene ikke lot seg stresse av det digitale eller at man ikke var i samme rom. For mine fremtidige revisjoner ser jeg gjerne for meg en kombinasjon av fysiske og digitale møter.

Revisjonsleder og kvalitetsrådgiver Tor Håvard Andreassen

God dialog mellom revidert enhet, revisor og andre parter, samt at det utvises fleksibilitet når det gjelder datainnsamling, høringsprosesser, leveranser og møteavvikling er et viktig punkt. Det kan også være aktuelt å forhøre seg om hva ledelsen mener er viktig å se nærmere på i dagens kontekst. På denne måten kan man ivareta både kontrollen og læringsperspektivet, sier Andreassen videre.

Digitale plattformer i revisjonssammenheng har dog bare vært prøvd ut i begrenset tid. Det har gått for kort tid siden spranget inn i en ny revisjonsform, til å kunne avgjøre om digitale revisjoner i digitale virtuelle møterom er en god løsning. Dette må testes ut over en lengre periode for å kunne en reell vurdering.

Inn til videre fortsetter vi å gjennomføre revisjoner via Teams, selv om vi gleder oss til 2021 og forhåpentligvis også fysiske møter. Vi tror at en blanding av digitale og fysiske møter i en revisjon er optimalt. Da kan man involvere flere, unngå reisetid og gjennomføre revisjoner som har stort omfang og mange impliserte parter innenfor en begrenset tid.