Hvordan holde engasjement og sikre effektivt samarbeid når kontoret er flyttet hjem? Hva betyr den digitale arbeidsplassen for delingskultur, læring, ledelse og arbeidsmiljø?
IIA Norge inviterte nylig Torunn Gaasemyr fra Digitaliseringsdirektoratet og Sigrid Engen fra Arbeidsmiljøsenteret til å belyse temaet.
Forskning viser at vi risikerer å få dårligere hukommelse av å sitte hjemme, når alle arbeidsdager blir helt like og lite bryter det monotone. Videre kan økt «avstand» til kollegaer ha en negativ effekt på vår motivasjon. Det blir også rapportert at hjemmekontor gir oss mindre rom for kreativ problemløsning.
Selv om vår erfaring med hjemmekontor ikke har vært entydig positiv så langt, anbefaler Gaasemyr at vi utforsker de mulighetene digitale arbeidsflater tilbyr. Selv hadde hun brukt Teams til kaffeprat og digital lunsj med familien!
Den nye hverdagen har også medført at vi reiser mindre enn før, hvilket har gitt oss økt fleksibilitet i hverdagen. De fleste av oss har i tillegg fått økt betydelig våre digitale ferdigheter. Dette er det viktig at virksomhetene både forvalter og utvikler videre.
For å gjøre det enklere med hjemmekontor ble det anbefalt å ha tydelige spilleregler for møter.
Her er noen eksempler på spilleregler for digital samhandling
- Teams er vår primære kommunikasjonskanal
- Skal du informere alle? Tagg teamet/ kanalen.
- Ønsker du svar/oppfølging? Tagg personer
- Har du lest en post? Lik den.
- Er du tagget i en epost? Svar!
- Hver morgen «sjekker vi inn»
- Oversikt over oppgaver finner du under «oppgaver». Oppdater status jevnlig.
Videre vektla Gaasemyr at digitale møter krever god forberedelse. For å lykkes med dette i fremtiden er det viktig at ansatte fremmer deling og jobber sammen for å øke vår digital modenhet. Til slutt ble vi minnet på at det er lov å prøve seg frem – så sant vi viser sikkerhetsvett ved bruk av våre PCer.
Sigrid Engen fra Arbeidsmiljøsenteret stilte følgende spørsmål; Er det mulig å snakke om arbeidsmiljø når vi arbeider på et hjemmekontor? Kan man skape tillit og nye relasjoner ved bruk av digitale møter? Engen var også litt usikker på om vi ansatte egentlig kan ha kontroll over vår egen arbeidssituasjon når vi arbeider hjemme. Ledere bør kartlegge og vurdere risiko knyttet til ansattes «nye» arbeidsmiljø, med tanke på å kunne støtte hver enkelt ansatt i forhold til deres behov.
Vi ble også påminnet arbeidsmiljølovens formål. Dens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon. Arbeidsgiver må forsikre seg om at ansatte har forsvarlige arbeidsmiljø. De kan dog ikke påtvinge oss kontorstoler hjemme, selv om våre egne stoler er ergonomisk helt elendige!
Til slutt, hvordan skal vi definere «reise til og fra arbeid» når vi arbeider hjemme? La oss si at vi ramler ut av sengen og ruller ut på kjøkkenet som vi bruker som hjemmekontor og skader oss på veien. Er vi i så fall dekket av yrkesskadeforsikringen til arbeidsgiveren vår? Er det noen som vet?
Takk for positive og friske presentasjoner, Torunn og Sigrid!
