Vil du vite mer om risikoene og utfordringene ved god leverandørstyring? Og om hvordan internrevisjonen kan bidra her? Da er det bare å melde seg på IIAs nettverksmøte 11. desember hos DFØ på Økern Portal.
Leverandørstyring kan være utfordrende, særlig når man har å gjøre med et stort antall leverandører og komplekse kontrakter. Her er det mye å holde orden på: oversikt over prosessene, god kommunikasjon med leverandørene, samsvar med lovverket og virksomhetens retningslinjer, og at leverandøren leverer som avtalt. Så hvordan kan internrevisjonen bidra til å få kontroll på risikoene knyttet til leveranser og leverandører?
Dette er temaet på det neste møtet i Nettverk internrevisjon i offentlig virksomhet. Vi har spurt to av de seks innlederne, Anne Cathrine Jacobsen fra DFØ og Torkil Hindberg fra PwC, om å få en smakebit på deres refleksjoner på hva som hva som skal til for å lykkes og hva de ser som den største fallgruven i oppfølgingen av leverandører.
Torkil trekker frem at det som er aller viktigst er at du som kjøper har klart definert hva som er din virksomhets behov og hvilke krav til kvalitet, effektivitet, sikkerhet og annet som er viktig knyttet til «løsningen» på behovet. Først når du har dette på plass er du i stand til å stille krav til leverandører. Deretter er det viktig at du som kunde kommuniserer disse kravene tydelig, og at du samarbeider med leverandøren for å møte kravene. Den største fallgruven er at du som kunde bare forventer at en profesjonell leverandør leverer det du har behov for, er proaktiv og «bare fikser det» – uten at du er aktiv i din oppfølging av leverandøren, sier Torkil.
Anne Cathrine peker på at god kontraktsoppfølging må til for at behovet dekkes, at ressursene utnyttes på en god måte, at gevinstene kan realiseres og at målene med anskaffelsen nås. En undersøkelse fra DFØ viser at virksomhetene i snitt kun bruker rundt 20 prosent av ressursene til gjennomføringen av anskaffelsene på kontraktsoppfølgingsfasen. DFØ ser også at oppfølging av krav til lønns- og arbeidsvilkår, klima og miljø, samt krav til menneskerettigheter i leverandørkjeden, er det som i minst grad følges opp.
Grunnlaget for god kontraktsoppfølging legges allerede under planleggingen av anskaffelsen, sier Anne Cathrine. Bestemmelser om for eksempel innhenting av dokumentasjon og statistikk, og åpning for gjennomføring av revisjoner, bør legges inn i kontrakten. Samtidig er det viktig at virksomheten nøye vurderer hvilke krav som er nødvendige, også med tanke på ressursbruken hos leverandøren. Godt samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør krever en felles forståelse av avtalen og kontraktens bestemmelser. Partene bør også enes om risikobildet og få på plass en plan for gode tiltak for å håndtere risikoene knyttet til avtalen, avslutter hun.
I tillegg til Anne Cathrine og Torkil vil også Wenche Jensen (FHI), Thea Berge (Bufdir), samt Thea Marie Styrkson og Tormod Avalos Bekkevoll (begge fra FD) bidra med innledninger. Som alltid blir det rom for spørsmål og diskusjon.
Påmelding til nettverksmøtet finner du her!
