Fire år er gått siden kravet om å vurdere bruk av internrevisjon i staten kom. Antallet internrevisjoner i staten holder seg ganske konstant siden første vurdering i 2016.
I 2015 kom rundskriv R-117 Internrevisjon i statlige virksomheter som påla statlige virksomheter med inntekter eller utgifter over 300 millioner kroner å vurdere bruk av internrevisjon. 1. mai 2016 var første frist for å vurdere bruk av internrevisjon. Den gang var 72 statlige virksomheter omfattet av vurderingskravet. 22 av disse 72 virksomhetene konkluderte med å etablere en internrevisjon, noe som var en fordobling i antallet statlige internrevisjoner. I 2020 var det gått fire år siden første vurdering. R-117 pålegger virksomhetene å vurdere minimum hvert fjerde år.
Tall fra statsregnskapet per 31. desember 2019 viser at 48 statlige virksomheter uten internrevisjon har inntekter eller utgifter over 300 millioner kroner. Disse var derfor omfattet av kravet om å vurdere bruk av internrevisjon på nytt, eller for første gang. Vurderingene skal sendes overordnet departement til orientering med kopi til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og Riksrevisjonen. Per 31. desember 2020 hadde DFØ mottatt vurderinger fra 29 av de 48 virksomhetene. Kun fire virksomheter har vurdert og konkludert med å etablere internrevisjon siden 2016-vurderingen. Disse fire virksomhetene er:
- Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (2017)
- Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (2018)
- Petroleumstilsynet (2019)
- Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (2020)
Per 31. desember 2020 er det 46 statlige virksomheter som har etablert, eller skal etablere internrevisjon. Det er totalt 184 virksomheter i staten. På dfo.no har DFØ en oversikt over de statlige internrevisjonene med kontaktpersoner.
Kompleksiteten og endringstakten i statlige virksomheter øker, og behovet for god intern styring og kontroll er avgjørende for å ivareta gode resultater og tillit hos virksomhetens interessenter. Internrevisjonen spiller i den sammenhengen en viktig rolle med sitt helhetsperspektiv og systematiske tilnærming, og vil trolig være en god investering for flere statlige virksomheter.
Krav til internrevisjon i staten regulert i rundskriv R-11
Alle statlige virksomheter som har inntekter eller utgifter over 300 millioner kroner, er ifølge rundskriv R-117 pålagt å vurdere bruk av internrevisjon minimum hvert fjerde år, eller ved vesentlige endringer i risikobildet. I vurderingen av behovet for internrevisjon skal følgende vurderingskriterier inngå:
1. Virksomhetens kompleksitet og størrelse (inklusiv samlede utgifter og inntekter)
2. Virksomhetens risiko og vesentlighet
3. Kvaliteten og modenheten på virksomhetens styring og kontroll
Virksomheten skal vurdere nytten og fordelene som etablering av en internrevisjon gir, opp mot kostnadene ved tiltaket.
Hvorfor velger virksomhetene å ikke etablere internrevisjon?
Det er ulike og sammensatte årsaker til at virksomhetene etter en vurdering ikke velger å etablere internrevisjon. Det er hovedsakelig tre typer argumenter som går igjen blant virksomhetene som konkluderer negativt:
- Virksomhetene bruker allerede internrevisjonslignende gjennomganger som kan minne om internrevisjon, men som ikke tilfredsstiller kravene til internrevisjon i punkt 5 i R-117 (mellomting mellom en 2. og 3. linjefunksjon), eller de gjennomfører internrevisjoner løpende ved behov.
- Virksomhetene har et pågående forbedringsarbeid knyttet styring og kontroll til 1. eller 2. linjen, eller har etter en vurdering identifisert forbedringsområder de ønsker å arbeide målrettet med i 1. og/eller 2. linjen. Virksomhetene argumenterer således med at det er hensiktsmessig å fortsette med, eller avslutte forbedringsaktivitetene, før de eventuelt ser det nyttig med en objektiv og uavhengig 3. linjefunksjon i form av internrevisjon.
- Virksomhetene vurderer at de ikke scorer spesielt høyt på de mer objektive vurderingskriteriene størrelse, kompleksitet, risiko og vesentlighet, eller har tilfredsstillende kvalitet og modenhet på styring og kontroll.
Argumentene kombineres ofte med at virksomhetene mener kostnaden med å etablere en internrevisjon ikke kan forsvares i forhold til nytten ved heller å bruke ressursene på styrking av styring og kontroll i 1. og/eller 2. linjen.
DFØs inntrykk er at bevisstheten knyttet til styring og kontroll og kunnskapen til hva internrevisjon er, er styrket siden kravene kom i 2015. Gjennomgang av mottatte vurderinger viser at DFØs veiledningsmateriell og sjekkliste for vurdering er hyppig brukt. Vårt hovedinntrykk ut fra å lese vurderingene, er at virksomhetene har gjennomført gode og reflekterte vurderinger.
Potensial for mer deling og samarbeid blant statlige internrevisjoner?
Trangere budsjetter kan være en viktig årsak til at virksomhetene ikke prioriterer å etablere en internrevisjon, men selv om ikke nye midler blir avsatt til internrevisjon, kan virksomhetene planlegge for en slik funksjon på sikt, ved å omdisponere ressurser f.eks. ved naturlig turnover eller omorganiseringer.
En annen mulighet er å samarbeide og «dele på» en internrevisjonsfunksjon, slik som forsvarssektoren og universitet- og høyskole- sektoren gjør. Virksomhetene under Klima- og miljødepartementet har også etablert et internrevisjonsnettverk hvor det blir gjennomført internrevisjoner ved behov.
Det skjer mye god erfaringsutveksling og deling, blant annet i regi av IIA. Mange av de statlige virksomhetene med internrevisjon benytter seg av nettverkene til IIA. Men det er vårt inntrykk at det gjelder særlig de godt etablerte internrevisjonene som eksisterte før 2016, og i litt mindre grad de nyere internrevisjonene som ble etablert etter 2016, og de virksomhetene som har valgt full outsourcing som modell. 16 av 46 internrevisjoner har valgt full outsourcing. Samarbeid og deling mellom de statlige internrevisjonene, både innad i samme sektor, men også mellom sektorer, kan trolig bli enda litt bedre og mer systematisk. De har mye til felles og kan ha stor nytte av å samarbeide, dele erfaringer og kunnskap for å få mer ut av knappe internrevisjonsressurser. Derfor vil nettopp tilrettelegging for deling og samarbeid mellom statlige internrevisjoner være en viktig oppgave for DFØ fremover. DFØ tar svært gjerne imot innspill til hvordan vi kan tilrettelegge for mer deling og samarbeid. Ta gjerne kontakt med seniorrådgiver i avdeling for kompetanseutvikling, Christine Vik: christine.vik@dfo.no
Fellesavtale for internrevisjonsbistand ikke videreført etter 2020
Fellesavtalen for kjøp av internrevisjonsbistand trådte i kraft 1. januar 2018. Det har i Fellesavtalens varighet vært færre avrop enn forventet. Med bakgrunn i den lave bruken av Fellesavtalen, sammenholdt med tilbakemeldinger både fra virksomheter og leverandørmarkedet, besluttet Statens innkjøpssenter å ikke utløse det andre opsjonsåret. Fellesavtalen utløpte 31. desember 2020. Det betyr at de statlige virksomhetene må inngå egne avtaler om kjøp av internrevisjonsbistand etter 31. desember 2020.
DFØ etablerer internrevisjon våren 2021
DFØ har også vurdert behovet for internrevisjon, og velger nå å etablere en internrevisjon organisert som modell 3, med innslag av modell 2. Dette innebærer å ansette en internrevisjonssjef som får budsjett til å kjøpe eksterne tjenester ved behov, i tillegg til å vurdere å bruke interne ressurser til revisjon avhengig av type revisjoner.
DFØ har vokst sterkt både i antall ansatte, antall kunder og antall ansvarsområder de siste årene. Fra gamle Difi har avdeling for utredning og analyse, ledelse og offentlige anskaffelser, herunder Statens innkjøpssenter, blitt overflyttet til DFØ siste år. Med størrelse og kompleksitet og økende forventninger og krav fra kunder og brukere, øker også kravet til god intern styring og kontroll. DFØ ønsker også mer struktur og helhet på sin styring og kontroll. Dette håper vi å oppnå med en dedikert ressurs som kan ha intern styring og kontroll i hele DFØ som sitt virkeområde, som etter hvert kjenner virksomheten godt og som kan sørge for synergier og forbedringer på tvers i hele DFØ. Både 1. linjen og 2. linjefunksjonene i DFØ vil ha stor glede og nytte av en 3. linje som internrevisjonen representerer. Internrevisjonssjef er nylig ansatt og vi ser frem til å endelig bli en del av den statlige internrevisjonsfamilien i løpet av sommeren.
Er du interessert i å lese mer om statlige internrevisjoners vurderinger, les mer på dfo.no/internrevisjon og rapporten Status og oppsummeringer av statlige virksomheters vurdering av internrevisjon 2016-2020.
