Digital transformasjon av butikkrevisjon

Bruk av dataanalyser har effektivisert internrevisjonens arbeid, redusert reisekostnader samt gitt positiv effekt og større innsikt nedover i organisasjonen.

(Foto: Jarle Hagen)

I 2019 gjorde vi en stor endring i hvordan vi gjennomfører butikkrevisjoner. Fra å ha basert oss på et revisjonsprogram som tok for seg én butikk om gangen med fysiske butikkbesøk, gikk vi over til å revidere alle butikker i parallell med et nytt revisjonsprogram basert på dataanalyse. Denne transformasjonen har vært vellykket og har hatt flere positive effekter for oss, men også for virksomheten. Butikkrevisjonen har blitt mange ganger mer produktiv målt i antall butikker revidert per tertial, mer presis målt i antall funn, mindre ressurskrevende målt i timer arbeidstid, reisetid og reisekost. Butikkene og kjedeledelsen får i dag mer utbytte av internrevisjonens rapportering da den gir et godt grunnlag for forbedringstiltak og generell virksomhetsstyring. Det har også vært en positiv utvikling i nøkkeltall som kan ha en sammenheng med denne endringen. Denne artikkelen er et forsøk på å oppsummere vår reise og dele det vi har lært på veien.

For meg har denne perioden markert de siste årene i min karriere, og jeg pensjonerer meg nå etter å ha arbeidet over 40 år med ekstern- og internrevisjon. Jeg har hatt en innholdsrik karriere, med lederroller innen internrevisjon i både Hydro og Yara. Likevel vil jeg påstå at de siste årene har vært de mest interessante og lærerike. Jeg er stolt av å ha ledet en internrevisjon som har klart å gjøre radikale endringer i måten vi jobber gjennom digitale verktøy, til tross for en gjennomsnittsalder på over 60 år. Jeg er takknemlig for mange gode år med et dyktig og trivelig team i internrevisjonen, og et meget godt samarbeid med Andreas Arntsen og hans team fra EY. Dette hadde imidlertid ikke vært mulig uten full støtte fra ledelsen og Styret og jeg takker for den i denne transformasjonen.

Den originale butikkrevisjonen

Endringsreisen startet med en pilot hvor formålet var å utforske hvordan internrevisjonen kunne benytte dataanalyse i revisjonen av våre rundt 330 butikker. På det tidspunktet baserte butikkrevisjonen seg på butikkbesøk, hvor 80-100 butikker ble besøkt hvert år. Vi brukte allerede da enkel dataanalyse i revisjonen av butikkene. Flere ulike rapporter fra SAP og datavarehuset ble benyttet i den årlige utvelgelsen av butikker for butikkbesøk og i revisjonsprogrammet. Før hvert butikkbesøk ble det brukt en dag på forberedende analyser. Det ble hentet ut rapporter for returer, reklamasjoner, svinn, brekkasje og andre sentrale transaksjoner og nøkkeltall for aktuell butikk de siste månedene. Disse ble gjennomgått og analysert i Excel og bonger, nøkkeltall og hendelser ble flagget for oppfølging. Det ble også forberedt grunnlag for fysiske kontroller som varetelling og telling av safe.

Under hvert butikkbesøk ble det utført handlinger som intervju av butikksjef, inspeksjon av kvitteringer og annen dokumentasjon for utvalgte transaksjoner, kontrolltelling av varer, kontanter og gjennomgang og vurdering av prosess og sikkerhetstiltak for kontanthåndtering ble vurdert. Resultatet av butikkrevisjonen ble oppsummert i en rapport hvor butikken fikk en overordnet vurdering. Vinmonopolet har butikker geografisk fordelt over hele Norge, og flere butikkbesøk krevde mye reisetid og -kost. De to internrevisorene som gjennomførte de fleste butikkbesøkene, hadde rundt 100 reisedøgn i året til sammen, med en reisekostnad på kr 220 000 i 2018.

Styret, kjedeledelsen og butikkene var fornøyde med måten vi gjennomførte butikkrevisjoner, men det var tydelig at det var rom for fornyelse. Vi hadde allerede da et godt etablert datavarehus og vi i internrevisjonen så at det eksisterte et urealisert potensial i tilgjengelige data. Jeg besluttet derfor at vi skulle gjennomføre en pilot med formål om å kartlegge mulighetene i en mer analysebasert butikkrevisjon.

Det hele startet med en pilot

Sommeren 2018 ble piloten iverksatt med støtte fra vår co-sourcing partner EY. Sammen definerte vi omfanget for piloten gjennom å identifisere et utvalg av mislighetsrisikoer relatert til butikkdriften. Fellestrekket for disse risikoene var at de var viktige for god internkontroll i butikkene og at de relaterte seg til prosesser med god sporbarhet i form av tilgjengelig data. De utvalgte risikoene er listet opp og forklart nedenfor.

Utvalgte risikoer:

• Falske returer og reklamasjoner – Ansatte som slår returer og reklamasjoner uten å ha mottatt en vare, og deretter tar kontanter fra kassen i egen lomme.
• Slettede linjer – Ansatte som etter å ha slått inn varer, reverserer registreringen, for deretter å ta hele eller deler av kundens kontantbetaling i egen lomme.
• Ulovlige brennevinsreturer – Ansatte slår retur på brennevin og setter varen tilbake i butikkhyllen. Grunnet metanolfare skal brennevin destrueres (tømmes i vasken) om det slås retur på brennevin.

I tillegg til utvalgte risikoer, skulle piloten inkludere analyse av de mest relevante nøkkeltallene for oss i internrevisjonen som: Svinn, varemottaksfeil, returer, reklamasjoner og brekkasje.

Piloten baserte seg på en smidig prosess

For å dekke de utvalgte risikoene og nøkkeltallene avtalte jeg og vår out-sourcing partner EY at det skulle utvikles ulike analyseverktøy: dashbord i Power BI, script i R og Excel-rapporter. Disse ble utviklet gjennom tre steg som ble gjentatt i flere iterasjoner. EY stilte med spisskompetanse på analyser og analyseverktøy, mens vi stilte med detaljert kunnskap om butikkdriften, -prosesser og historikk på utvalgte risikoer. Hver iterasjon bidro til å trimme bort irrelevante analyser og justere analyser og analyseverktøy med potensiale. Figuren nedenfor viser hvordan vi gikk fra en skisse av et dashbord utviklet i PowerPoint, til det dashbordet som benyttes i dag.

Et område vi hadde søkelys på under piloten var å utvikle regler/algoritmer for å flagge observasjoner for videre oppfølging. Butikkene har over 42 millioner kassetransaksjoner i året og heldigvis relaterer kun en veldig liten andel av disse seg til prosessavvik og/eller misligheter. Det er derfor mye å hente på å filtrere bort den store andel som ikke er interessant for videre oppfølging for å frigjøre tid til å bruke på oppfølging av transaksjonene som er interessante. Disse algoritmene ble utviklet på grunnlag av metodene vi i internrevisjonen hadde benyttet til mer manuelle gjennomganger og tilhørende kriterier for hva som fortjente videre oppfølging. Som alle virksomheter av en viss størrelse har vi som andre hatt interne mislighetssaker, og læringen fra disse ble benyttet i utviklingsarbeidet. For hver iterasjon ble flaggede observasjoner fulgt opp og vurdert av oss i internrevisjonen. Algoritmene ble deretter justert av EY til å flagge færre falske positive og flere sanne positive.

Det ble underveis i piloten åpenbart at det var store gevinster å hente ved å benytte dataanalyse i større grad i butikkrevisjoner. I tillegg til potensialet for en mer effektiv butikkrevisjon, ville overgangen fra fysiske butikkbesøk til fjernrevisjoner basert på dataanalyse innebære langt mindre reising på de ansatte. Jeg besluttet derfor at vi skulle gjøre et helhjertet forsøk på å endre butikkrevisjonene. Vi utviklet deretter et helt nytt revisjonsprogram tilpasset en analysebasert fjernrevisjon. I mai 2019 gjennomførte vi den første fullstendige butikkrevisjonen for perioden første tertial 2019.

Nytt revisjonsprogram innebar store endringer

Den nye butikkrevisjonsprosessen består av en strukturert gjennomgang av ulike analyseverktøy. For hvert analyseverktøy er det satt terskelverdier og kriterier for oppfølging. Oppfølgingspunktene internrevisjonen selv ikke klarer å svare ut samles per butikk. Når alle analyseverktøyene er gjennomgått blir utvalgte nøkkeltall og evt. oppfølgingspunkter sendt til hver butikk på e-post. Alle butikkene mottar utklippet av nøkkeltallene til høyre i skjermbildet av dashbordet nedenfor. Butikkene med høyere verdier enn de fleste andre butikkene i sin butikkategori blir bedt om å følge med på disse. Butikkene med oppfølgingspunkter mottar disse med tilhørende spørsmål og forespørsel om dokumentasjon. Dokumentasjon kan være bilder av kvitteringer ol. som deles med internrevisjonen.

Internrevisjonen vurderer deretter mottatte forklaringer og dokumentasjon, og konkluderer deretter på prosessetterlevelsen pr. butikk. Disse resultatene og relevante analyser deles med regions- og distriktssjefer som tar seg av videre oppfølging av butikkene. Det utarbeides også en felles rapport som viser utviklingen i de utvalgte nøkkeltallene for alle butikker, som deles med kjedeledelsen.

«Jeg syns det er veldig kult at en internrevisjonsavdeling, hvor den yngste er 63 år, er blant mine mest fremoverlente og endringsvillige kunder.»

Andreas Arntsen, leder for EYs analyseteam

Fra første gjennomføring ga den nye prosessen gevinster

Etter overgangen til ny prosess, har vi sett mange positive effekter. De første effektene vi så var de som omhandlet vår egen prosess. Disse kan oppsummeres som:

• Vi er over 10 ganger så produktive – På et normalt tertial før 2019 rakk vi å revidere rundt 30 butikker. Nå reviderer vi alle 336 butikkene hvert tertial.
• Vi er over 20 ganger så presise – Målt i antall avdekkede ureglementere returer har vi over 20 ganger så mange funn som tidligere. Dette gjenspeiles også i funn på andre områder.
• Vi har kuttet tidsbruken med 55 % – Vi brukte i 2020 kun 45 % av timene vi brukte i 2018 på butikkrevisjon. Denne effektiviseringen gjort at vi har klart oss med ett årsverk mindre
  (pensjon) og likevel har mer tid til andre oppgaver.
• Vi har kuttet reisebudsjettet med minst 95 % – Allerede det første året med fjernrevisjon gikk reisekostnadene ned 95 %. I 2020 brukte vi ikke en krone på reising, men i dette spesielle året er det nok mange som har spart gjennom å reise mindre.
• Vi har mer tid til familie og venner – Med mindre reising har det blitt frigjort mer tid til å være sammen med barnebarn, annen familie og venner.

Også utenfor internrevisjonen ser det ut til at endringen har ført til positive effekter. Regions- og distriktssjefer er fornøyde med informasjon og innsikt internrevisjonen deler og benytter analysene i oppfølgingen av butikkene. Butikksjefene har respondert positivt på overgangen og viser interesse for egne tall og årsakssammenhenger.

«Nøkkeltallene og metodikken er nyttige og hensiktsmessig. Min plan for 2021 er å bruke nøkkeltallene mer aktivt i driftssamtaler og annen kommunikasjon med butikksjefene.»

Tilbakemelding fra Kjededrifts evaluering 2021

Siden overgangen til ny butikkrevisjonsprosess har det vært en positiv utvikling i flere av nøkkeltallene internrevisjonen setter søkelys på. Det har blitt gjennomført mange tiltak utenfor internrevisjonen og det er vanskelig å vite hvor stor påvirkning internrevisjonen har hatt på denne utviklingen. Det er likevel mulig at analyseverktøyene og det nye revisjonsprogrammet har bidratt til at svinn justert for omsetning er redusert med 25 % fra 2017 til 2020.

Etter å ha gjennomført denne nye metoden for butikkrevisjoner over 2 fulle år ser jeg muligheter for ytterligere effektivisering. Det innebærer bl.a. en forenkling av Butikkdashbordet og gjøre det tilgjengelig i et visualiseringsverktøy som f.eks. Power BI for alle Butikksjefer og Kjedeledelsen. De kan da selv følge med på utviklingen i nøkkeltall fra tertial til tertial i sine butikker, distrikter og regioner. Internrevisjonen vil da ikke lenger ha behov for å kommunisere resultatene via e-post etter hvert tertial til alle butikker, men kun innhente og vurdere relevant dokumentasjon fra butikker hvor transaksjoner er flagget. Dette vil spare mye tid som Internrevisjonen i stedet kan bruke på dypdykk og analyse innenfor utvalgte risikoområder. Det kan f.eks. være slettede linjer 1. tertial, returer neste tertial osv. Dataene finnes lett tilgjengelig og utviklingskostnadene vurderes å være marginale hvis rett kompetanse utvikles internt eller anskaffes eksternt.

Det har vært tre svært lærerike år

De siste tre årene har jeg lært veldig mye. Det har vært gøy å være med å bevise at det IKKE er for sent å lære en gammel hund nye triks. Jeg har vært meget heldig som har arbeidet i en organisasjon som har vært åpen for endring og vært støttende til tiltak. Det er særlig følgende kritiske suksessfaktorer som har gitt resultater:

1. Tett samarbeid mellom oss som kjenner virksomheten og de som har kompetanse på analyse
2. Endringsvilje
3. Støtte fra ledelsen og styret
4. En må være forberedt på å feile

Det blir vemodig og utfordrende å gå over i pensjonistenes rekker. Vinmonopolet har vært en fantastisk arbeidsplass, men det en tid for alt og nye krefter tar nå over. Imidlertid er det fremdeles «krutt» i denne kroppen så jeg planlegger ikke å være uvirksom i min nye tilværelse. Effektiv bruk av data for å synliggjøre avvik i store populasjoner er fremtiden. Dette er første steg i digitaliseringen fremover. Det skjer nye ting hver dag. Jeg husker godt at vi på 90 tallet fikk høre at det burde være mulig å få avviksrapporter daglig inn i vår postkasse. Det tok noen år før det kunne realiseres.

Nå er det endelig en realitet. Internrevisjonsfunksjoner som ikke har sett dette vil etter min vurdering gradvis bli overflødige hvis de ikke tar de rette grep fremover.

Petter Kaareng, tidligere leder av internrevisjonen i Vinmonopolet i perioden 2007 – 2021

Se også webinar om Fremtidens internrevisjon del 2 – Teknologien, hvor EY presenterer viktigheten av og mulighetene dataanalyse gir.

Vil du dele erfaringer med andre rundt samme tema, kan vi anbefale Fagforum for dataanalyse og AI i revisjoner, en nyetablert gruppe for dette formålet.