DFØ lanserer nye nettsider om internkontroll- Hvordan sove godt om natta?

Med utgangspunkt i samfunnsoppdraget, er visjonen effektiv ressursbruk i offentlig sektor. 

Det er mange både i offentlig og privat sektor som ser hen til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) og materialet de har publisert på sine nettsider. De nye nettsidene skal gjøre det enklere å jobbe med internkontroll. Sidene skal hjelpe med å få mer kontroll, men ikke nødvendigvis med flere kontroller!

Bruk sidene for å lære om de ulike stegene i prosessen, få inspirasjon til å tilpasse internkontrollen til virksomheten din, og få råd om hvordan man kan jobbe med å skape god kultur for internkontroll. Sidene hjelper også med å vurdere om fundamentet for internkontroll er på plass, og hvor godt man arbeider med internkontroll.

Redaksjonskomiteen har vært så heldig å få noen refleksjoner fra Harald Saxegaard og Øyvind Sunde som har vært sentrale i arbeidet.

1. Hva var grunnen for at dere satte i gang med en oppdatering av fagområdet internkontroll som var publisert på nettsidene til DFØ? Hvilke erfaringer fikk dere underveis? Ville du gjort noe annerledes om arbeidet skulle vært påbegynt i dag?

Det er flere grunner til at vi startet arbeidet med å oppdatere nettsidene om internkontroll. Overordnet er vi i gang med en opprydding på alle våre sider hvor vi ønsker å gjøre dem mer faglig oppdaterte, samt at vi baserer utvikling av nettsidene i større grad på brukerinnsikt. Så arbeidet med siden på internkontroll inngår i denne helheten. Samtidig var det flere gode grunner til å se på nettsidene om internkontroll uavhengig av helheten. DFØ utarbeidet nettsider og veileder om internkontroll rundt 2013. Da var fokuset på etablering av system for internkontroll i de statlige virksomhetene. Nå som de aller fleste virksomhetene har etablert system for interkontroll, handler det i større grad om hvordan utvikle og forbedre systemet. Vi har også sett at sidene er omfangsrike og lite tilgjengelige. Derfor ønsket vi å redusere omfanget betydelig kombinert med mer tilgjengelig språk. I denne prosessen har vi også valgt å redusere verktøy og eksempler fordi de var både utdaterte og hadde et lite egnet grensesnitt.
Når vi nå skal forvalte de nye nettsidene ønsker vi å aktivt hente inn brukerinnsikt. Og vi er spente på om vi får innspill om vi har tatt for mye «Møllers tran» og gått for langt i å redusere omfanget og forenkle sidene.
I arbeidet med de nye nettsidene har vi også lagt vekt på et behov for tilpasning når internkontrollen også skal støtte opp under effektiv ressursbruk. Da ønsker vi også å slanke sidene, slik at budskapet ikke blir borte i alle de ulike måtene man kan utføre internkontroll i ulike typer virksomheter.

• Hva anser dere som det viktigste aspektet for å legge til rette for god styring eller med andre ord internkontroll slik at det gir rimelig sikkerhet for ledelsen for at virksomheten har målrettet og effektiv drift, at man etterlever lover og regler, samt at man rapporterer på en pålitelig måte?

Det er viktig at man får til en god prosess når det gjelder internkontroll. Det handler om god planlegging, gode risikovurderinger som viser hvor det er behov for tiltak eller kontrollaktiviteter, utarbeidelse av tiltakene og sist, men ikke minst oppfølging. Funker disse tiltakene slik vi ønsker? Blir det bedre internkontroll? Og så er det viktig med oppfølging også i planleggingen og utarbeidelse av kontrollaktivitetene. Men en viktig forutsetning for at denne prosessen skal fungere på en god måte er det vi kaller fundamentet for internkontroll. Det handler om mange ting, men kan oppsummeres i særlig to elementer. Det ene er informasjon og kommunikasjon. Får man formidlet relevant informasjon om internkontroll til de som har behov og har man de riktige kanalene for denne informasjonen? I tillegg er styrings- og kontrollmiljø viktig. Her er det flere ulike elementer, men blant annet er det viktig med en god organisering av arbeidet og å få til en god kultur for internkontroll. Både prosess og fundament er noe vi har mye om på de nye sidene.

• Kultur og tonen fra toppen er viktige elementer, men ofte er disse «myke» faktorene vanskelig å ta tak i kontra de «harde». Har du noen betraktninger på hvordan kultur kan adresseres i arbeidet med internkontroll?

Kultur og tonen fra toppen inngår altså i styrings- og kontrollmiljøet, . Det er riktig at dette kan oppleves som vrient. Kanskje nettopp fordi det er litt lite håndfast og konkret. Men vi sier jo ofte at internkontroll er et lederansvar. Og det kommer særlig til syne her. For det er viktig at leder går foran. Både at man kommuniserer viktigheten av internkontrollen og ikke minst hvordan leder går foran som et godt eksempel – Walk the talk! Krav og føringer om god internkontroll blir mer troverdig hvis leder synliggjør med sin atferd at hen er opptatt av internkontroll og selv bidrar til god internkontroll ved å følge lover og regler, samt ved å legge til rette for gode tjenester og effektiv drift.
Og så handler det også om hva leder prater med medarbeidere om, og hvordan. Dersom leder er mer opptatt av å få levert, enn å følge de prosessene man er enige om, vil det øke sjansen for feil og dårligere etterlevelse av rutiner.

• Mange virksomheter går fort i «fellen» med for mange kontroller, men for lite kontroll? Hvordan kan man best forebygge og legge til rette for måloppnåelse og god styring via underveiskontroll og etterkontroll?

På våre nye nettsider om internkontroll er det viktig for oss å forklare kravene til internkontroll i økonomiregelverket i staten. Samtidig legger vi også vekt på hva som er hensikten med internkontroll. Og det er egentlig svaret. For hensikten med internkontroll er jo å ha kontroll gjennom at vi sikrer målerrett og effektiv drift, etterfølgelse av lover og regler og at vi oppnår resultater. Det gjør vi gjennom f.eks. gjennom god planlegging, gode utredninger og gode rutiner. Altså gode prosesser som vi er beskrevet ovenfor. Og det er viktigere enn antall kontroller vi gjennomfører.
Dette forebygges kanskje best gjennom en sjekk av hvordan resultatet av kontroller brukes. Der kontrollene ikke benyttes aktivt i styringen kan det være nyttig å tenke nytt om hvordan ledelsen best får kontroll på denne prosessen på en måte som faktisk blir benyttet.

Harald og Øyvind avslutter med innsikt om at det er både krevende og morsomt å utvikle nye nettsider. Og det er veldig meningsfylt å gjøre det i dialog med brukerne. Både for å få innsikt i utfordringsbildet og for å få testet prototyper før man ferdigstiller nye sider.

Når DFØ nå skal forvalte og videreutvikle disse sidene håper de på tilbakemelding fra dere som bruker sidene. Både på hva som fungerer og hva som kunne vært bedre – så til dere som leser ta kontakt!